Jaarverslag raad van toezicht

© Jiri Rezac/GP

Greenpeace Nederland heeft gedurende het jaar haar bestuursmodel aangepast. Op 24 september 2012 vond de eerste vergadering van de raad van toezicht plaats. Er is nagestreefd de gevolgen van deze verandering zo neutraal als mogelijk door te voeren, aangezien het bestuur al functioneerde als bestuur op afstand. Zowel het bestuur als later de raad van toezicht functioneren als een toezichthoudend orgaan. De leden krijgen niet betaald voor hun taken. Daadwerkelijk gemaakte kosten kunnen zij declareren.

Ten behoeve van de leesbaarheid is waar mogelijk raad van toezicht gebruikt, waar formeel – tot 1 september 2012 – het bestuur wordt bedoeld.

Verantwoordingsverklaring

De raad van toezicht onderschrijft de principes van het CBF-Keur en van de Code Goed Bestuur voor Goede Doelen (‘Code Wijffels’). Het gaat om de volgende drie principes:

(1) Scheiding tussen de functies ‘toezicht houden’ en ‘uitvoering’.

Bij Greenpeace Nederland zijn de functies toezicht houden en uitvoeren gescheiden. De raad van toezicht houdt toezicht op de uitvoerende taken van de directeur. De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen raad van toezicht, bestuur en directeur is vastgelegd in het reglement.

 De raad van toezicht stelt het jaarplan, de begroting en de jaarrekening vast en is daarmee verantwoordelijk voor de strategie van Greenpeace Nederland. De verantwoordelijkheid voor operationele zaken inclusief communicatie, personeelsbeleid, financiën, concrete acties en fondsenwerving is belegd bij de directeur.

Een uit twee leden bestaande auditcommissie, houdt toezicht op de financiële gang van zaken en op de werking van de administratieve organisatie.

Het bestuur is de werkgever van de directeur. De voorzitter van de raad van toezicht en directeur overleggen regelmatig en één keer per jaar voeren de voorzitter en een tweede lid van de raad van toezicht een functioneringsgesprek met de directeur, mede op grond van afgesproken competenties en een 360 graden feedbacksysteem waaraan ook de directeur van Greenpeace International meedoet.

Met de overgang van bestuur naar raad van toezicht is de bestuursverantwoordelijkheid overgedragen aan Sylvia Borren, die in de nieuwe opzet bestuurder en tevens directeur is.

(2) De organisatie moet haar middelen optimaal besteden.

Het uitgangspunt van Greenpeace is om op effectieve wijze haar doelstellingen te halen. De mondiale doelstellingen zijn samen met de andere Greenpeace-afdelingen in de wereld geformuleerd. De Nederlandse invulling hiervan formuleert Greenpeace Nederland in haar eigen jaarplan. De raad van toezicht ziet toe op de effectieve uitvoering van activiteiten en efficiënte besteding van de middelen, onder meer op basis van kwartaalrapportages van de directeur.

(3) Goed omgaan met belanghebbenden.

Greenpeace strijdt voor een gezond en duurzaam evenwicht tussen mens en milieu: dat belang staat voorop. Wij gaan zo goed mogelijk om met alle belanghebbenden, zoals donateurs, vrijwilligers, bedrijven, overheid en het algemene publiek. Acties zijn nooit gericht tegen individuele medewerkers van bedrijven of overheden. En Greenpeace is principieel geweldloos.

Greenpeace hanteert een klachtenprocedure die voldoet aan de CBF-eisen. Het privacy-beleid voldoet aan de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Vergaderingen en overige overleggen

In 2012 vergaderde de raad van toezicht zes keer met de directeur. Op de agenda stonden onder andere:

- internationale ontwikkelingen, met name de strategische koers van Greenpeace wereldwijd, de samenwerking tussen de verschillende regionale organisaties van Greenpeace International, de samenwerking met de Greenpeace-afdelingen in België en Luxemburg, de vergoeding van het internationale bestuur en internationale investeringen en actuele ontwikkelingen in de politiek, media en het NGO-landschap waarin Greenpeace opereert;

- de (opvolging van de) aanbevelingen uit de management letter van de accountant;

- toezicht op de bestedingen van Greenpeace International;

- de strategie voor fondsenwerving op de middellange termijn en de communicatiestrategie;

- het beleid rondom major donors van Greenpeace Nederland;

- het financiële reservebeleid;

- het wijzigen van het bestuursmodel;

- de toekomstige huisvesting van Greenpeace Nederland;

- het opzetten van verschillende projecten in samenwerking met andere organisaties, zoals het virtuele zeereservaat in Diergaarde Blijdorp en de consumentenapp QuestionMark;

- hoe Greenpeace op effectieve wijze educatie voor kinderen kan vormgeven;

- de jaarlijkse update van de risicoanalyse;

- rooster van aftreden en werving van leden voor de raad van toezicht;

- aan VFI (branchevereniging goede doelen) gerelateerde zaken (beloning directeuren, relatie met de overheid).

Auditcommissie

De auditcommissie vergaderde in totaal drie keer met het hoofd bedrijfsvoering en de coördinator financiën. Bij de bespreking van de jaarrekening over 2011, de management letter en het accountantsverslag was de externe accountant aanwezig. Verder behandelde de auditcommissie de conceptbegroting voor 2013. De auditcommissie heeft met de directie gesproken over het vermogensbeheer, het aangaan van verplichtingen voor nieuwe huisvesting, het reservebeleid en de risicoanalyse. Ook werden de kwartaalrapportages uitgebreid doorgenomen.

Gasten en sprekers

Bij een aantal vergaderingen is – naast de directeur – het voltallige managementteam te gast geweest. De leden van het managementteam gaven toelichting op onder andere onderwijs, fondsenwervings-, communicatie- en campagnestrategieën.

Externe gasten:

- De accountant was aanwezig bij de raad van toezicht vergadering waarbij het jaarverslag en de jaarrekening 2011 werden vastgesteld en het verslag van de accountant werd besproken.

- Janet Dalziell en Rembrandt Zegers van Greenpeace International waren aanwezig om de ontwikkelingen met betrekking tot het operating model van Greenpeace International toe te lichten.

- Buiten een officiële vergadering heeft een delegatie van de raad van toezicht gesproken met de ontwikkelaar voor de nieuwe huisvesting van Greenpeace Nederland.

Bijeenkomsten

Een van de leden van de raad van toezicht van Greenpeace Nederland is trustee (afgevaardigde) in de algemene vergadering van Greenpeace International. Sinds januari 2010 is dat Dina Boonstra. Zij woonde de jaarlijkse vergadering bij van Stichting Greenpeace Council.

In november vond het reguliere gesprek plaats tussen twee leden van de raad van toezicht en een delegatie van de ondernemingsraad van Greenpeace Nederland.

Tot slot heeft er een telefonische vergadering plaatsgevonden tussen een deel van de raad van toezicht met een delegatie van het internationale bestuur over de mogelijk gezamenlijke huisvesting.

Bestuursbesluiten

De raad van toezicht heeft het jaarverslag 2011, inclusief jaarrekening, resultaatbestemming en reservebeleid, goedgekeurd.

De begroting en het Organization Development Plan 2012 zijn besproken en van commentaar voorzien. Aan de hand hiervan is de voorgestelde bestemming van financiële middelen goedgekeurd, met name aan internationale projecten van Greenpeace International. Bij het bespreken van het global resource plan van Greenpeace International ging de raad van toezicht akkoord met de allocatie van de bijdragen aan onder andere het versterken van de belangrijke – maar in verhouding minder draagkrachtige – kantoren.

Er is een extra investering goedgekeurd voor de fondsenwervings- en communicatiestrategie. Het doel is om door te experimenteren met vernieuwende fondsenwervings activiteiten meer en nieuwe donateurs aan ons te binden. De tussentijdse resultaten zijn besproken met de raad van toezicht.

Greenpeace Nederland ontwikkelde een nieuw plan om op effectieve wijze kinderen en jongeren te kunnen informeren over en te betrekken bij de Greenpeace-activiteiten en de verschillende campagnethema’s. DE raad van toezicht agendeerde onderwijs als terugkerend onderwerp.

De aanvraag van Greenpeace Nederland bij de Droomfondsaanvraag bij de Nationale Postcode Loterij is besproken. Toen deze in 2012 niet werd toegewezen, bespraken we hoe Greenpeace toch verder zou kunnen met de ontwikkeling van de app QuestionMark die toen nog Superwijzer heette.

Greenpeace Nederland en Greenpeace International zochten – in eerste instantie – samen naar nieuwe huisvesting. Greenpeace International besloot uiteindelijk niet te verhuizen. De raad van toezicht  is nauw betrokken geweest bij besluiten rondom de huisvesting en daarmee gemoeide investeringen.

Benoemingen

Bas Luten en René Jansen zijn herbenoemd als leden. Bas Luten blijft lid van de auditcommissie.

De samenstelling van de raad van toezicht op 31 december 2012 vindt u hier.

Vooruitblik 2013

Op de agenda van de raad van toezicht voor 2013 staan huisvesting, een herijking van de fondsenwervingsstrategie, de campagneresultaten en de bewaking van de internationale bestedingen en projecten (Greenpeace International) alsmede de uitwerking en implementatie van de nationale en internationale strategie.

Gebeurtenissen na balansdatum

Na de balansdatum hebben zich geen gebeurtenissen voorgedaan met belangrijke financiële gevolgen voor Stichting Greenpeace Nederland.

Ondertekening
Amsterdam, 25 maart 2013